Política de Protección de Datos Personales para Canales Digitales

01Objeto y Responsable del tratamiento

1.1Objeto.

La "Política de protección de datos personales para canales digitales de Providens Labs" (en adelante, la "POLÍTICA") tiene por objeto informar cómo Providens Labs (en adelante, "PROVIDENS") trata los datos personales de los clientes, usuarios, potenciales clientes, prospectos, participantes y otros titulares de datos. Esta POLÍTICA se refiere y aplica a los datos personales de quienes acceden, interactúan o utilizan los canales digitales de PROVIDENS, entre ellos: el sitio web institucional (www.providenslabs.com), la plataforma SaaS de gestión de cumplimiento normativo y sus módulos y submódulos habilitados para los usuarios autorizados de los clientes (en adelante, la "PLATAFORMA"), la aplicación móvil, los formularios de contacto, cotización y solicitud de demostración (demo), el correo electrónico corporativo, WhatsApp Business, los perfiles oficiales en redes sociales (incluyendo LinkedIn), los asistentes conversacionales, chatbots y agentes de inteligencia artificial habilitados dentro de la PLATAFORMA, así como demás plataformas, aplicaciones o medios electrónicos habilitados por PROVIDENS (en conjunto, los "CANALES DIGITALES").

La POLÍTICA comprende la totalidad de operaciones, interacciones y registros que se producen en los CANALES DIGITALES.

1.2Responsable del tratamiento.

De acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable en esta materia (en adelante, la "REGULACIÓN"), PROVIDENS actúa como "Responsable del Tratamiento" respecto de los datos personales que recopila directamente a través de sus CANALES DIGITALES para sus propios fines, incluidos los datos de visitantes del sitio web, prospectos, potenciales clientes, participantes de eventos, contactos comerciales y demás titulares con quienes interactúa de manera directa, bajo los términos y condiciones estipulados en la POLÍTICA.

Asimismo, PROVIDENS podrá actuar como "Encargado del Tratamiento" cuando trate datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de sus Clientes, en el marco de la ejecución del contrato de prestación de servicios o de la licencia de uso de la PLATAFORMA. En dicho supuesto, las condiciones, finalidades, plazos y demás términos del tratamiento se regirán por el contrato o acuerdo de tratamiento de datos personales (Data Processing Agreement) suscrito entre PROVIDENS y el Cliente respectivo, quien conservará su calidad de Responsable del Tratamiento frente a sus propios titulares.

02Titular de los datos

Para los fines de la POLÍTICA, se entenderá como titular de los datos (en adelante, el "TITULAR" o los "TITULARES") a la persona natural, mayor de edad, que pertenezca a una o varias de las siguientes categorías:

03Base legal

La POLÍTICA aplica al tratamiento de los datos personales de los TITULARES en los CANALES DIGITALES, recopilados o recabados a través de los distintos mecanismos habilitados por PROVIDENS. Por tanto, PROVIDENS trata exclusivamente los datos personales de los TITULARES conforme a las disposiciones de la REGULACIÓN. Esto incluye el tratamiento de datos en el contexto de relaciones comerciales, cumplimiento de obligaciones contractuales o medidas precontractuales, por obligación legal, disposiciones judiciales, por interés legítimo o cuando sea necesario con el consentimiento explícito de los TITULARES.

04Origen de los datos

PROVIDENS podrá acceder y/o recoger los datos personales de los TITULARES para los fines previstos en la POLÍTICA de las siguientes formas: (i) Por el acceso, navegación y/o uso de los TITULARES a los CANALES DIGITALES. (ii) Por la entrega directa y voluntaria por parte de los TITULARES. Esta entrega podrá ser conferida a través de formularios electrónicos, documentos digitales, contratos electrónicos, flujos de onboarding a la PLATAFORMA, aceptaciones en línea, correos electrónicos, mensajes por WhatsApp Business, interacciones en redes sociales, interacciones con chatbots o asistentes conversacionales, y demás mecanismos habilitados por PROVIDENS en los CANALES DIGITALES. (iii) Por la recopilación de los datos derivados del historial de uso, actividad e interacción de los TITULARES con la PLATAFORMA y los demás CANALES DIGITALES, incluidos registros técnicos, bitácoras (logs) y datos de sesión. (iv) Por la entrega por parte de terceros que cuenten con la autorización suficiente de los TITULARES, incluidas las personas jurídicas Clientes que designan a sus usuarios autorizados. (v) Por su recopilación de fuentes legítimas y autorizadas, incluidas fuentes públicas de información. (vi) Por su acceso a través de cualquier otra forma prevista en la REGULACIÓN. (vii) Por la recopilación de datos a través de los formularios, aplicaciones, plataformas y demás interfaces digitales de PROVIDENS, en conformidad con los términos establecidos en esta POLÍTICA y la REGULACIÓN. (viii) Por cualquier otro método legítimo previsto en esta POLÍTICA y/o en la REGULACIÓN.

En todos los casos, PROVIDENS tratará los datos personales de cada TITULAR, tanto aquellos obtenidos con anterioridad a la emisión de esta POLÍTICA, como los que se recopilen en el futuro, de acuerdo con los siguientes parámetros: (i) En conformidad con lo establecido en la REGULACIÓN; (ii) con sujeción a los contratos suscritos por PROVIDENS con el Cliente o el TITULAR; y, (iii) con sujeción a las políticas y avisos de privacidad o protección de datos personales de PROVIDENS, incluida esta POLÍTICA.

05Bases de datos personales

Los datos personales se almacenarán en bases de datos administradas por PROVIDENS, entre ellas la "Base de datos de Providens Labs". Estas bases de datos se encuentran registradas, organizadas y gestionadas conforme a los principios establecidos en la REGULACIÓN, garantizando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información allí contenida.

La información requerida por la REGULACIÓN será registrada y actualizada por PROVIDENS ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales, administrado por la Superintendencia de Protección de Datos Personales, una vez que este último se encuentre habilitado. Si el Registro ya estuviera en funcionamiento, los TITULARES podrán verificar la inscripción de la base de datos correspondiente ante la entidad últimamente mencionada.

06Tipos de datos personales

Los datos tratados por PROVIDENS podrán corresponder a cualquiera de las siguientes categorías:

6.1Datos no sensibles:

Se deja constancia de que la denominación de esta lista podrá variar, tanto en su cantidad, como también en la denominación que PROVIDENS asigne a cada categoría, servicio o funcionalidad.

6.2Datos sensibles.

PROVIDENS, por regla general, no recolecta ni trata datos personales de categorías sensibles a través de sus CANALES DIGITALES. En el supuesto excepcional de que fuere necesario tratar categorías especiales de datos, en el marco de la ejecución del contrato con un Cliente o del cumplimiento de una obligación legal, dicho tratamiento se realizará conforme a la REGULACIÓN, aplicando las bases de legitimación pertinentes y las medidas de seguridad reforzadas que la normativa exige.

07Plazo de conservación

La información del TITULAR será conservada de acuerdo con lo prescrito por la REGULACIÓN y la normativa vigente aplicable a los CANALES DIGITALES. Los datos recolectados a través del sitio web, la PLATAFORMA, la aplicación móvil y demás canales digitales de PROVIDENS serán conservados mientras subsista la relación contractual, comercial o de interacción vinculada a las finalidades declaradas y, una vez concluida esta, durante los plazos adicionales exigidos en cumplimiento de obligaciones legales, incluidas las relacionadas con la normativa tributaria, la defensa de los intereses de PROVIDENS, la atención de reclamaciones y el cumplimiento de disposiciones judiciales o administrativas, teniendo en cuenta los plazos de prescripción establecidos en el ordenamiento jurídico ecuatoriano.

Los registros de auditoría (logs), bitácoras de acceso, registros de sesiones, datos técnicos de navegación y registros de interacción con la PLATAFORMA serán conservados por el plazo necesario para cumplir con las obligaciones legales aplicables, atender incidentes de seguridad, prevenir y detectar el fraude, respaldar probatoriamente las operaciones efectuadas en los CANALES DIGITALES y ejecutar los compromisos contractuales asumidos con los Clientes. Durante todo el período de conservación, los datos serán tratados con acceso restringido y únicamente estarán disponibles para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, así como para atender las eventuales situaciones o procedimientos derivados del tratamiento.

Cuando PROVIDENS actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de un Cliente, los plazos de conservación de los datos personales de los TITULARES atribuibles a ese tratamiento se sujetarán, adicionalmente, a las instrucciones documentadas del Cliente y a lo pactado en el respectivo contrato o acuerdo de tratamiento de datos.

Una vez vencido el plazo de conservación, se procederá en conformidad con la REGULACIÓN.

08Tratamiento de datos personales

PROVIDENS podrá realizar distintos tipos de tratamiento de los datos personales del TITULAR, pudiendo incluir, pero sin limitarse a, recopilar, registrar, organizar, estructurar, almacenar, modificar, procesar, comunicar, consultar, usar, combinar, suprimir y destruir datos.

Los datos personales serán destinados a cualquiera de los siguientes usos o fines, que podrán implicar el acceso por parte de terceros, según los términos de esta POLÍTICA.

09Finalidades del tratamiento y bases legitimadoras

9.1Con base en la ejecución de un contrato o medidas precontractuales, PROVIDENS podrá:

9.2Con base en el cumplimiento de una obligación legal, PROVIDENS podrá:

9.3Con base en el interés legítimo, PROVIDENS podrá:

9.4Con base en el consentimiento del TITULAR, PROVIDENS podrá:

10Aspectos particulares de los CANALES DIGITALES

En atención al impacto que los tratamientos realizados en entornos digitales pueden tener sobre la privacidad de las personas, PROVIDENS establece las siguientes condiciones específicas para el tratamiento de los datos obtenidos a través de sus CANALES DIGITALES:

10.1Información previa.

Antes de la recolección de los datos personales, PROVIDENS pondrá a disposición del TITULAR la información esencial exigida por la REGULACIÓN, incluyendo la identidad del responsable, las finalidades del tratamiento, las bases de legitimación, las categorías de datos, los destinatarios previstos, los plazos de conservación, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos. Dicha información se pondrá a disposición mediante avisos de privacidad, la presente POLÍTICA y los términos y condiciones aplicables a cada CANAL DIGITAL.

10.2Onboarding a la PLATAFORMA.

La creación de cuentas, la asignación de perfiles y accesos y, en general, la incorporación del TITULAR como usuario autorizado de la PLATAFORMA se realizará a través de flujos digitales seguros, que podrán incluir la validación del correo electrónico, la creación de credenciales, la aceptación electrónica de términos y condiciones y demás mecanismos que PROVIDENS habilite para el efecto. Cuando el TITULAR sea designado por un Cliente para acceder a la PLATAFORMA, dicha designación constituirá una base legítima para el tratamiento de los datos personales estrictamente necesarios para habilitar y administrar el acceso.

10.3Autenticación y seguridad del acceso.

PROVIDENS podrá implementar mecanismos de autenticación reforzada, verificación en dos pasos, control de sesiones, políticas de contraseñas seguras y demás medidas técnicas orientadas a proteger la identidad del TITULAR y prevenir accesos no autorizados a la PLATAFORMA. El TITULAR se compromete a custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso, no compartirlas con terceros y notificar oportunamente a PROVIDENS cualquier incidente de seguridad del que tenga conocimiento.

10.4Interacción con agentes de inteligencia artificial y asistentes conversacionales.

La PLATAFORMA incorpora agentes de inteligencia artificial y asistentes conversacionales que asisten al TITULAR en la ejecución de tareas de cumplimiento normativo. En dicho contexto, PROVIDENS informa al TITULAR lo siguiente:

10.5Cookies y tecnologías similares.

Los CANALES DIGITALES podrán requerir al TITULAR el uso de tecnologías "cookies" (esto es, paquetes de datos que se almacenan en el caché del ordenador o en la memoria del dispositivo al visitar una página web) u otras análogas, con fines de funcionamiento del sitio, seguridad, análisis de uso, medición de audiencia, personalización de la experiencia y, cuando corresponda, marketing.

El TITULAR reconoce y acepta que el uso de estas tecnologías permite a PROVIDENS recopilar información sobre la interacción del TITULAR con los CANALES DIGITALES, lo cual contribuye a garantizar el correcto funcionamiento de las plataformas, así como a identificar posibles mejoras en la experiencia del TITULAR. La configuración específica de las cookies utilizadas, los fines para los que se emplean y los mecanismos de gestión, aceptación y rechazo se encuentran descritos en la Política de Cookies publicada en el sitio web de PROVIDENS, cuando aplique, y en los avisos de gestión de consentimiento que se muestran al TITULAR al ingresar por primera vez al sitio.

10.6Comunicaciones a través de WhatsApp Business, correo electrónico y redes sociales.

Las interacciones que el TITULAR mantenga con PROVIDENS a través de WhatsApp Business, correo electrónico, LinkedIn y demás redes sociales oficiales, están sujetas a la presente POLÍTICA y, adicionalmente, a los términos y políticas de privacidad de las plataformas de terceros a través de las cuales se cursan dichas comunicaciones. PROVIDENS tratará las comunicaciones recibidas con la finalidad de atender los requerimientos del TITULAR, dejar constancia del intercambio y ejecutar las actividades derivadas de dicha interacción.

11Efectos de la falta de acceso a los datos del TITULAR o de su negativa a entregarlos

El TITULAR reconoce y acepta que los datos recopilados por PROVIDENS son necesarios para entablar y mantener la relación contractual o comercial de que se trate, así como también para cumplir con las obligaciones que la REGULACIÓN impone. El TITULAR garantiza y se responsabiliza de que los datos proporcionados a PROVIDENS son exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados.

La negativa del TITULAR a proporcionar los datos personales que resulten indispensables para la prestación del servicio, la ejecución del contrato o el cumplimiento de una obligación legal podrá impedir, total o parcialmente, la habilitación del acceso a la PLATAFORMA, la prestación de los servicios contratados o la atención de la solicitud correspondiente. En los casos en que la finalidad del tratamiento esté basada en el consentimiento, la negativa a entregar los datos o su revocatoria no afectará el acceso a los servicios esenciales que se sustenten en otras bases de legitimación.

12Terceros con acceso a datos, transferencias y destinatarios de datos personales

12.1Casos en que PROVIDENS permitirá el acceso de terceros a los datos personales.

PROVIDENS podrá permitir el tratamiento o transferir los datos personales de los TITULARES conforme a lo establecido en esta POLÍTICA, a las siguientes categorías de destinatarios:

12.2Transferencias internacionales.

El TITULAR reconoce y acepta que, en atención a la arquitectura tecnológica de PROVIDENS y a la naturaleza global de sus proveedores de infraestructura, servicios en la nube y modelos de inteligencia artificial, el tratamiento de sus datos personales podrá implicar transferencias internacionales o flujos transfronterizos de datos hacia jurisdicciones distintas del Ecuador.

PROVIDENS realizará dichas transferencias en conformidad con la REGULACIÓN y con las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales en materia de Transferencias Internacionales de Datos Personales, adoptando las medidas contractuales y de seguridad apropiadas, incluidos acuerdos de tratamiento de datos con los proveedores destinatarios, cláusulas de confidencialidad y demás salvaguardas exigidas por la normativa vigente.

En todos los casos y en todo momento, el TITULAR podrá ejercer los derechos que le reconoce la REGULACIÓN en materia de protección y tratamiento de sus datos personales. Por lo tanto, el TITULAR reconoce haber sido debidamente informado de que PROVIDENS utiliza servicios de terceros para gestionar diversos aspectos de su operación, lo que puede implicar el acceso o revelación de los datos personales.

13Casos en los que no se necesitará el consentimiento para revelar los datos

PROVIDENS se compromete a no divulgar o compartir los datos personales del TITULAR sin que éste haya prestado previamente su consentimiento para ello. Se exceptúan, sin embargo, los siguientes casos:

14Medidas de seguridad de PROVIDENS

PROVIDENS se compromete a que los datos personales de los TITULARES solo serán accesibles a personas, áreas internas o proveedores necesarios para atender los requerimientos, solicitudes o consultas de los TITULARES, lo que incluye la prestación de los servicios contratados.

Para proteger los datos de los TITULARES, PROVIDENS ha implementado en los CANALES DIGITALES medidas de seguridad físicas, técnicas, administrativas, organizativas y legales, diseñadas para prevenir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones, modificaciones, usos inapropiados e incluso la divulgación o destrucción de la información. Estas medidas incluyen, entre otras, cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos basado en roles, principios de mínimo privilegio, autenticación reforzada, monitoreo continuo, registros de auditoría, respaldos periódicos, gestión de vulnerabilidades y planes de respuesta ante incidentes. Estas medidas se actualizan y evalúan periódicamente para asegurar su efectividad y alineación con los estándares de seguridad aplicables.

No obstante, PROVIDENS recuerda a los TITULARES que es responsabilidad de estos últimos utilizar los canales oficiales de PROVIDENS o de terceros autorizados, incluidos los CANALES DIGITALES; custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso y códigos de autenticación; no compartir contraseñas ni claves temporales con terceros; y seguir las medidas de seguridad indicadas por PROVIDENS, ya sea a través de avisos en pantalla, mensajes en los CANALES DIGITALES, comunicaciones oficiales, entre otros mecanismos o medios dispuestos por PROVIDENS.

15Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

PROVIDENS informa al TITULAR que, en el marco de la prestación de los servicios a través de los CANALES DIGITALES, no adopta decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en el TITULAR o que le afecten significativamente de modo similar.

Sin perjuicio de lo anterior, en la eventualidad de que en el futuro fuere necesario implementar tratamientos que incluyan decisiones automatizadas o elaboración de perfiles como parte de los procesos operativos, tales tratamientos únicamente se adoptarán cuando se presente cualquiera de las siguientes condiciones: (i) sean necesarias para la celebración o ejecución de la relación comercial o contractual con el TITULAR; (ii) sean necesarias para la atención de la consulta o requerimiento del TITULAR; (iii) estén autorizadas por la normativa aplicable, por una orden judicial, resolución o mandato de una autoridad técnica competente; (iv) cuenten con el consentimiento explícito del TITULAR; o (v) no generen impactos graves ni riesgos verificables que afecten los derechos o libertades del TITULAR.

En cualquier caso, el TITULAR tendrá derecho a solicitar información sobre dichos procedimientos y a acceder a intervención humana en caso de que considere que alguno de los tratamientos realizados pueda afectar sus derechos. PROVIDENS garantiza que, en todo momento, se aplicarán medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar los derechos del TITULAR y asegura que dichas operaciones no implicarán discriminación ni perjuicio para el TITULAR.

PROVIDENS informa al TITULAR que podrá ejercer sus derechos en relación con estas operaciones conforme a los términos establecidos en la REGULACIÓN y en la POLÍTICA.

16Derechos del titular de los datos

El TITULAR podrá ejercer los derechos sobre sus datos personales presentando su Solicitud en Materia de Protección de Datos Personales a través de los canales de contacto oficiales dispuestos por PROVIDENS en el sitio web www.providenslabs.com, incluidos los formularios habilitados y las direcciones de correo electrónico allí publicadas.

16.1Contenido de la Solicitud.

La Solicitud deberá incluir como mínimo lo siguiente:

16.2Derechos que podrán ser ejercidos por el TITULAR.

Con relación al tratamiento de sus datos personales, los TITULARES podrán ejercer los siguientes derechos:

PROVIDENS tramitará las solicitudes de ejercicio de derechos y los requerimientos de conformidad con la REGULACIÓN. En tal virtud, PROVIDENS podrá negar lo solicitado por un TITULAR en los casos de excepción que prescribe la REGULACIÓN y demás normativa vigente y aplicable, incluidos los casos en que dicho ejercicio pueda afectar derechos de terceros o cuando PROVIDENS tenga la obligación legal de conservar los datos.

Cuando la solicitud del TITULAR se refiera a datos personales tratados por PROVIDENS en calidad de Encargado del Tratamiento por cuenta de un Cliente, PROVIDENS canalizará la solicitud al Cliente correspondiente en su condición de Responsable del Tratamiento, informando al TITULAR sobre dicha circunstancia, sin perjuicio de brindar la colaboración necesaria para la atención oportuna de la solicitud.

Sin perjuicio de lo anterior, el TITULAR podrá presentar reclamos ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en los términos y condiciones establecidos en la REGULACIÓN.